Relokacja urzędów: jak oszacować oszczędności dla kierowników?

Jak szybko oszacować oszczędności przy relokacji urzędów?

Wstępna odpowiedź powstaje z porównania rocznych kosztów starej i nowej lokalizacji oraz doliczenia kosztów relokacji i przestojów.

Najprościej zacząć od szablonu różnicowego. Po jednej stronie koszty roczne „starej” siedziby. Po drugiej koszty roczne „nowej” siedziby. Do różnicy dodać koszty jednorazowe relokacji rozłożone na czas umowy najmu oraz koszt przestoju. Wynik pokaże przybliżoną roczną oszczędność lub dopłatę. Kalkulację uwiarygadnia audyt metrażu, usług i umów serwisowych oraz harmonogram przenosin planowany po godzinach pracy i w weekendy, aby ograniczyć przestoje.

Które koszty bezpośrednie i pośrednie uwzględnić w kalkulacji?

W kalkulacji warto ująć pełny koszt posiadania siedziby oraz skutki organizacyjne zmiany.

Koszty bezpośrednie:

• Czynsz i opłaty eksploatacyjne.
• Media. Energia, woda, ogrzewanie, chłodzenie, łączność.
• Sprzątanie, ochrona fizyczna, recepcja, monitoring.
• Utrzymanie techniczne budynku i instalacji.
• Parking i miejsca dla interesantów.
• Ubezpieczenie lokalu i mienia.
• Archiwum i magazyn zewnętrzny, w tym czasowe magazynowanie mienia.
• Transport, pakowanie, materiały ochronne i zamykane pojemniki.
• Demontaż i montaż mebli, relokacja wyposażenia.
• Adaptacja powierzchni, projekt i oznakowanie w nowej siedzibie.
• Utylizacja i gospodarowanie odpadami zgodne z rejestrem odpadów.
• Ubezpieczenie operacji relokacyjnej.

Koszty pośrednie:

• Przestoje i spadek produktywności w okresie przeprowadzki.
• Czas kierownictwa i zespołów wsparcia poświęcony na projekt.
• Szkolenia z nowych systemów dostępu i procedur.
• Zmiana dojazdów pracowników i ewentualne świadczenia relokacyjne.
• Rotacja kadr i rekrutacje wynikające ze zmiany lokalizacji.
• Koszty komunikacji z obywatelami i interesariuszami.
• Ryzyko opóźnień w uruchomieniu usług i kary umowne.

Jak policzyć straty produktywności i przestoje podczas relokacji?

Koszt przestoju to liczba godzin niedostępności pracy pomnożona przez koszt godziny pracy i liczbę osób objętych przerwą.

Praktyczny model uwzględnia trzy elementy. Liczbę osób w procesach krytycznych. Rzeczywisty czas niedostępności stanowisk i systemów. Średni koszt godziny pracy wraz z narzutami. Współczynnik krytyczności pozwala obniżyć koszt, gdy część zadań można wykonać zdalnie. Koszt przestoju maleje dzięki etapowej relokacji, pracy po godzinach, weekendowym oknom serwisowym oraz wcześniejszemu przygotowaniu stanowisk i testom na nowej lokalizacji. Pomaga wyznaczony koordynator projektu i audyt, który porządkuje harmonogram.

Jak uwzględnić koszty IT, bezpieczeństwo i poufność danych?

W kalkulacji należy ująć prace IT, zabezpieczenie informacji oraz testy gotowości.

Elementy kosztowe:

• Łącza podstawowe i zapasowe, przełączenie numeracji i centrali.
• Okablowanie strukturalne, Wi‑Fi, zasilanie awaryjne.
• Przeniesienie serwerów, urządzeń sieciowych i kopii zapasowych lub migracja do chmury.
• Licencje, konfiguracje, testy dostępności i wydajności.
• Szyfrowanie nośników, procedury łańcucha przekazania mienia i zamykane pojemniki.
• Usuwanie danych z urządzeń wycofywanych z użycia.
• Aktualizacja dokumentacji bezpieczeństwa i planów ciągłości działania.
• Szkolenia personelu w zakresie nowych zasad dostępu.

Relokacja urzędów wymaga zgodności z przepisami o ochronie danych i politykami instytucji. Wartością jest praca z partnerem, który stosuje specjalistyczne materiały ochronne, zamykane pojemniki, działa w godzinach ograniczających dostęp osób nieupoważnionych i zapewnia pełne ubezpieczenie.

W jaki sposób oddzielić koszty jednorazowe od stałych oszczędności?

Rozdzielenie kategorii ułatwia podjęcie decyzji i rozmowę o zwrocie z inwestycji.

Koszty jednorazowe:

• Audyt, projekt relokacji i koordynacja.
• Transport, pakowanie, materiały, ubezpieczenie.
• Adaptacja i wyposażenie nowej siedziby, okablowanie i oznakowanie.
• Migracje IT i testy.
• Świadczenia relokacyjne, rekrutacje, szkolenia.
• Podwójny najem w okresie przejściowym i kaucje.

Stałe oszczędności lub koszty:

• Różnica w czynszu i opłatach eksploatacyjnych.
• Niższe koszty mediów, sprzątania, ochrony i recepcji.
• Mniejszy metraż dzięki pracy hybrydowej i współdzieleniu stanowisk.
• Niższe koszty archiwum, druku, energii i serwisu.
• Koszty dojazdów lub benefitów wynikające z lokalizacji.

Koszty jednorazowe warto rozłożyć na okres obowiązywania umowy najmu. Stałe pozycje porównać rok do roku, z uwzględnieniem indeksacji i przeglądów umów.

Jak zbudować model scenariuszy i oszacować zwrot z inwestycji?

Model warto oprzeć na trzech scenariuszach. Bazowym, ostrożnym i ambitnym.

Zmienne w scenariuszach:

• Metraż, stawki czynszu i opłat w nowej lokalizacji.
• Czas przestoju i zakres pracy po godzinach.
• Rotacja kadr, szkolenia i koszty wdrożenia.
• Okres najmu i indeksacja.
• Ceny energii i usług.
• Koszty łączy i usług IT.

Zwrot z inwestycji opisuje relacja stałych rocznych oszczędności do rocznego obciążenia wynikającego z kosztów jednorazowych rozłożonych w czasie. Warto policzyć czas zwrotu i wartość bieżącą netto, jeśli projekt obejmuje kilka lat. W administracji liczą się także efekty niefinansowe. Dostępność dla obywateli, standard pracy, ograniczenie śladu węglowego i lepsze bezpieczeństwo.

Jak zidentyfikować ukryte ryzyka i koszty przy przeniesieniu urzędu?

Ryzyka kryją się w umowach, terminach, dostępności usług i zgodności z przepisami.

Najczęstsze pułapki:

• Kary za wcześniejsze zakończenie umowy najmu i długi okres wypowiedzenia.
• Etap podwójnych kosztów najmu i mediów podczas przejścia.
• Długi czas realizacji łączy telekomunikacyjnych i zgód budynkowych.
• Ograniczenia logistyczne. Brak windy towarowej, okna czasowe dostaw, strefy ruchu.
• Wymogi przeciwpożarowe i BHP, certyfikacja okablowania i sprzętu.
• Koszt i czas utylizacji oraz ewidencji odpadów.
• Ryzyka poufności danych i integralności dokumentów podczas transportu.
• Komunikacja ze stroną społeczną i zapewnienie ciągłości obsługi obywateli.

Ryzyko maleje dzięki etapowaniu prac, pracy w weekendy, zamykanym pojemnikom, czytelnemu harmonogramowi i obecności koordynatora odpowiedzialnego za zgodność z procedurami.

Od czego zacząć kalkulację oszczędności jako kierownik?

Dobry start to jasny cel, komplet danych i prosty model różnicowy.

Praktyczna ścieżka:

• Zdefiniowany cel. Obniżenie kosztów, poprawa dostępności, konsolidacja lokalizacji.
• Inwentaryzacja metrażu, umów, usług i mienia w obecnej siedzibie.
• Mapa procesów krytycznych oraz minimalny wymagany poziom obsługi.
• Parametry nowej lokalizacji. Metraż, stawki, dostępność łączy, logistyka.
• Model kosztów jednorazowych i rocznych oraz plan rezerw na ryzyko.
• Harmonogram relokacji zaplanowany po godzinach i w weekendy.
• Role i odpowiedzialności. Wyznaczony koordynator i kanały decyzyjne.
• Audyt bezpieczeństwa i plan testów uruchomieniowych w nowej siedzibie.

Relokacja urzędów to projekt, w którym liczby spotykają się z bezpieczeństwem i ciągłością pracy. Dobrze zbudowany model pozwala podjąć spokojną decyzję i przejść przez zmianę bez zaskoczeń. Największą różnicę robi przygotowanie. Audyt, scenariusze i harmonogram, który chroni obsługę obywateli.

Zamów audyt relokacji i otrzymaj model oszczędności dostosowany do Twojego urzędu.